Organisering av innkjøpssamarbeidet
Kommunene i innkjøpssamarbeidet er organisert i tre regioner; Sør-Østerdal, Nord-Østerdal og Nord-Gudbrandsdal.
- Region Sør-Østerdal, med kommunene Engerdal, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot
- Region Nord-Østerdal, med kommunene Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Røros, Tolga og Tynset
- Region Nord-Gudbrandsdal med kommunene: Dovre, Lesja, Lom, Sel, Skjåk og Vågå
Innkjøpsrådet
Innkjøpsrådet er det høyeste faglige organet for innkjøpssamarbeidet og tar seg av alle innkjøpsfaglige spørsmål. Det er ett innkjøpsråd for hver region, og hver kommune som deltar i samarbeidet utpeker en innkjøpsansvarlig til å være medlem av sitt regionale innkjøpsråd.
Hvert regionale innkjøpsråd skal handle som en samlet enhet når det gjelder anskaffelser, kontakt med leverandører og forhold til tjenesteleverandører.
Kommunens representant i innkjøpsrådet er kontaktpersonen for Abakus, og har myndighet til å ta avgjørelser i formelle saker som gjelder avtalen mellom Abakus og kommunene.
Kategoristyring
Innkjøpssamarbeidets brukermedvirkning er organisert gjennom et kategoristyringssystem. Hver kommune er representert ved to kategoriansvarlige pr. kategori, som er kommunens representanter. Sammen med Abakus og den aktuelle kategorigruppen utarbeides det en årsplan for rammeavtaler og andre aktuelle anskaffelser.
De kategoriansvarlige har ansvar for å definere kvalitetskrav og brukerfunksjoner for anskaffelsene. Derfor er det viktig at de besitter god bestillerkompetanse og har oversikt over kommunens samlede behov innenfor kategorien. De bør også ha tilstrekkelige fullmakter til å kunne benytte interne ressurser for å legge til rette for de planlagte innkjøpene.
God bestillerkompetanse i kommunene, i tillegg til den formelle og juridiske ekspertisen til Abakus, er avgjørende for å sikre vellykkede innkjøp.